Em um mundo cada vez mais virtual, muitos aplicativos e programas on line ajudam empresas a guardarem seus dados em servidores externos, algo que não era possível há bem pouco tempo atrás, quando os empresários donos de pequenas e médias empresas precisavam gastar muito tempo e dinheiro para armazenar as informações de seus negócios com segurança e organização.
O sócio da Betalabs, Felipe Cataldi, conta que "era necessário ter um servidor interno, atualizar constantemente os softwares de segurança das máquinas, além de contratar um funcionário capacitado para gerir tudo isso"
Mas a situação mudou, e hoje é possível fazer esse trabalho sem dores e cabeça ou até mesmo pagando pelo serviço. Confira abaixo 7 ferramentas (quase todas) gratuitas que ajudam empreendedores a organizar informações, administrar finanças e até cortar alguns custos.
1. Para otimizar a comunicação
Fuze Meeting
Indicado principalmente para empresas que têm executivos, clientes ou fornecedores em cidades diferentes e que precisam se reunir com frequência, esse aplicativo para smartphone permite trocar mensagens, enviar arquivos e até falar de graça além de ser útil para trocar informações com mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Você pode convidar funcionários, clientes ou fornecedores para participar de sua rede e realizar encontros virtuais. Todos têm acesso a uma agenda compartilhada, que avisa quanto tempo falta começar a reunião.
Custo: grátis.
Groupme
A ferramenta é indicada para empresas com funcionários que passam muito tempo na rua ou empreendedores que precisam comandar a equipe à distância. Consiste em um rede social em que o usuários de smartphone podem organizar grupos de conversa. É possível fazer chamadas de voz em conferência, escolhendo as pessoas que vão fazer parte do bate-papo. Se a conexão de chamadas de voz estiver ruim, o programa passa a receber e enviar mensagens via SMS.
Custo: grátis.
2. Para organizar informações
Samcard
Este é indicado para empreendedores em geral e funcionários da área comercial. É ótimo para quem participa de muitas reuniões, eventos fora da empresa ou almoços e jantares de negócios. Como nem sempre dá tempo de passar todos os contatos para a agenda, o Samcard permite que você utilize a câmera do iPhone e capture esses dados, transferindo-os automaticamente para a agenda de contatos do celular.
Custo: grátis.
Camscanner
Um aplicativo para smartphone que digitaliza documentos, basta apenas tirar uma foto com a câmera do celular. Ele também ajusta a página e aplica efeitos de correção de imagem para deixar o texto mais legível. A ferramenta ainda permite ajustar a posição do papel e enviar o resultado para o Dropbox ou o Box, que funcionam como um backup na internet. É indicado para empresas que lidam principalmente com documentos e contatos ou precisam organizar um banco de dados virtual.
Custo: grátis.
3. Para reduzir custos
Viber
Empresas que possuem filiais, clientes ou fornecedores em outros países geralmente têm problemas com a conta de telefone, pois há a necessidade de estar sempre em contato com essas pessoas. O Viber oferece chamadas gratuitas, bem como serviços de SMS. Ao ser instalado, o programa verifica quais contatos da agenda já o utilizam, mas se limita a ligações entre usuários registrados no serviço.
Custo: grátis.
Qual operadora
O aplicativo identifica a operadora de celular para a qual a pessoa vai ligar, ainda sendo possível agrupar contatos da mesma operadora automaticamente. O objetivo disso é aproveitar melhor as promoções e descontos oferecidos pelas companhias telefônicas. Muito útil para empresas que se comunicam frequentemente com seus contatos pelo celular, como frotas de táxi ou sites de comércio eletrônico e de compras coletivas.
Custo: grátis.
4. Para administrar melhor as finanças
Bills
O Bills organiza as contas que devem ser pagas em cada dia do mês, possibilitando classificar os documentos por categoria e manter atualizados o status da despesa. O programa também permite cadastrar o pagamento de impostos e funciona em tablets e smarphones. Indicado para indústrias, exportadoras e outras empresas que costumam ter um descompasso entre pagamentos e recebimentos no caixa.
Custo: R$2,04 para aparelho com sistema Android e 0,99 dólar para iPhone e iPad.
E então, o que você acha? Usar as ferramentas que a tecnologia nos disponibiliza pode nos ajudar a otimizar o trabalho?
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